Privacyverklaring

---

Waarom er nu maar twee onderwerpen staan

Ik ben bezig mijn volledige privacyverklaring te herzien en die ligt bij mijn jurist. Met het bewaren van WhatsApp-berichten en het opnemen van gesprekken ben ik al begonnen, en dan hoor je dat te kunnen lezen. Wachten tot de rest af is zou betekenen dat ik gegevens bewaar zonder het te zeggen, en dat vind ik geen optie.

De rest komt op deze pagina te staan zodra hij klaar is. Het adres blijft hetzelfde, dus je kunt hier gerust naar verwijzen.

Wie ik ben

Alex IT Pro B.V. is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 92195296 en gevestigd aan Sportlaan 27, 4286 ES Almkerk.

Ik ben Alex Voermans en ik run dit bedrijf alleen. Er is dus geen afdeling privacy en geen functionaris voor gegevensbescherming. Die ben ik verplicht ook niet te hebben. Heb je een vraag over je gegevens, dan kom je bij mij uit, en dat is precies de bedoeling.

Mailen kan naar contact@alexit.pro.

Als je mij appt

Ik gebruik WhatsApp voor mijn werk, en wat daar binnenkomt bewaar ik. Dat geldt voor gesprekken met mij persoonlijk en voor groepen waar ik in zit. Hieronder staat precies wat dat betekent, want een paar dingen daarvan verwacht je waarschijnlijk niet.

Waarom ik dit doe. Op WhatsApp worden afspraken gemaakt. Bedragen, data, toezeggingen. Die staan dan in een app op een telefoon, en daar kan ik me niet op beroepen als er later onenigheid over ontstaat. Door ze te bewaren kan ik terugkijken wat er is afgesproken.

Wat ik bewaar. De tekst van berichten die we uitwisselen, je telefoonnummer, je WhatsApp-naam, het tijdstip, en foto’s of documenten die je stuurt.

Op welke grondslag. Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG. Voor het deel dat bij mijn administratie hoort geldt daarnaast de wettelijke bewaarplicht.

Hoe lang. Zeven jaar, hetzelfde als mijn overige zakelijke correspondentie. Dat sluit aan op de fiscale bewaarplicht voor de administratie van mijn bedrijf.

Een ingetrokken bericht blijft bij mij staan. Dit is het punt dat je moet weten. Haal je een bericht weg met “verwijderen voor iedereen”, dan verdwijnt het uit WhatsApp, maar niet uit mijn archief. De tekst zoals hij binnenkwam blijft bewaard, met de aantekening dat hij later is ingetrokken en wanneer. Dat is precies waarvoor het archief bestaat: een afspraak die is gemaakt kan niet eenzijdig verdwijnen.

Ik zeg dit expliciet omdat je anders redelijkerwijs iets anders zou denken. Wil je dat een bericht bij mij ook echt weg is, vraag het me dan. Zie het hoofdstuk over je rechten.

Waar het staat. Op mijn eigen computer, versleuteld, en op mijn eveneens versleutelde back-upschijf. Voor dit archief schakel ik geen andere partij in: er is geen dienst, geen server bij een ander en geen cloud. WhatsApp zelf is natuurlijk wel van Meta, want anders had het bericht mij niet bereikt, maar het bewaren gebeurt bij mij en nergens anders. Er gaan dus ook geen gegevens uit dit archief naar een land buiten de Europese Economische Ruimte.

Groepen. Zit ik in een groep met jou, dan komen jouw berichten in die groep ook in mijn archief. Je hebt mij daar niet om gevraagd en je kunt het aan de groep niet zien. Daarom staat het hier.

Wat ik er niet mee doe. Ik verkoop niets, ik deel niets, en ik gebruik het niet om je gedrag te volgen of profielen op te bouwen. Ik laat er geen AI live op meelezen: een AI-hulpmiddel komt er alleen bij als ik daar zelf om vraag, en dan als informatie waar ik naar kijk, nooit als opdracht die het zelf mag uitvoeren.

Als ik een gesprek opneem

Sommige gesprekken neem ik op. Aan tafel, online en aan de telefoon. Dat zeg ik aan het begin van het gesprek, en hier staat wat er daarna met die opname gebeurt.

Waarom ik dit doe. In een gesprek van een uur worden tien dingen afgesproken en ik onthoud er zeven. Met een opname kan ik teruglezen wat er precies is gezegd, in plaats van te vertrouwen op mijn aantekeningen.

Wat ik bewaar. Het geluid, het transcript (de uitgeschreven tekst) en een samenvatting. Daarin zitten je stem, je naam, je functie en wat je hebt gezegd.

Op welke grondslag. Gerechtvaardigd belang, artikel 6 lid 1 sub f AVG. Dat belang staat of valt met openheid, en daarom zeg ik het vooraf. Wil je niet dat ik opneem, zeg het dan. Dan maak ik aantekeningen en gaat het gesprek gewoon door.

Hoe lang. Drie maanden na afronding van de opdracht waar het gesprek bij hoort. Dan gooi ik de opname, het transcript en de samenvatting weg. Dat is dezelfde termijn die artikel 18 lid 6 van mijn algemene voorwaarden noemt voor gegevens uit een opdracht. Wat er uit het gesprek in mijn dossier belandt, een besluit of een afspraak, blijft wel bewaard als onderdeel van de correspondentie over die opdracht.

Waar het staat. Ik neem op met een recorder en een app van Plaud. De opname gaat naar hun dienst en daar worden het transcript en de samenvatting gemaakt. Plaud zegt gegevens van Europese gebruikers in Duitsland op te slaan. Voor het uitschrijven en samenvatten gebruikt Plaud AI-leveranciers die het niet bij naam noemt, en voor het geval die buiten de Europese Economische Ruimte zitten leunt Plaud op de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie. Ik kan je dus niet beloven dat je stem Europa niet verlaat. Het transcript en de samenvatting haal ik daarna naar mijn eigen versleutelde computer, in het dossier van de opdrachtgever.

Wat ik er niet mee doe. Ik deel de opname niet, ook niet met de opdrachtgever, tenzij we dat vooraf hebben afgesproken. Ik gebruik hem niet om je te beoordelen of te volgen, en hij komt nooit in iets terecht wat ik publiceer.

Wat je kunt doen. Je kunt bezwaar maken tegen het opnemen, en je kunt vragen wat ik van je heb of vragen om het te verwijderen. Tijdens het gesprek, erna, of per mail. Hoe dat gaat staat in het hoofdstuk over je rechten.

Je rechten

Je hebt het recht om:

• in te zien welke gegevens ik van je heb
• ze te laten corrigeren of aanvullen als ze niet kloppen
• ze te laten verwijderen
• de verwerking te laten beperken
• je gegevens mee te krijgen in een gangbaar bestandsformaat, of ze door mij te laten overdragen aan een ander
• bezwaar te maken tegen verwerking die op gerechtvaardigd belang berust, en dat is bij het WhatsApp-archief en bij gespreksopnames het geval

Mail daarvoor naar contact@alexit.pro. Ik reageer binnen een maand. Is je verzoek ingewikkeld, dan mag ik dat met twee maanden verlengen, en dan laat ik je dat binnen die eerste maand weten.

Over je identiteit. Ik vraag je niet standaard om een kopie van je identiteitsbewijs. Alleen als ik echt twijfel of jij bent wie je zegt te zijn, vraag ik om aanvullende informatie. Dan spreken we samen af wat daarvoor de minste gegevens zijn.

Een klacht

Zeg het eerst tegen mij. Meestal is het dan zo opgelost, en ik hoor liever dat er iets misgaat dan dat ik het niet weet.

Kom je er met mij niet uit, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens via autoriteitpersoonsgegevens.nl. Je hebt daarnaast altijd het recht om naar de rechter te stappen.