Algemene voorwaarden - Alex IT Pro

Versie 1.0, vastgesteld te Almkerk op 27 december 2023. Dit is de geldende versie.

Deze Nederlandse versie is leidend bij een verschil met de Engelse vertaling (artikel 21 lid 3).

Besloten vennootschap Alex IT Pro B.V. (hierna: Alex IT Pro) is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 92195296 en is gevestigd aan Sportlaan 27 (4286ES) te Almkerk.

In het kort

De punten die in de praktijk het vaakst langskomen:

Aanbod: offertes zijn vrijblijvend en 30 dagen geldig. Opdrachtgever bevestigt schriftelijk of per e-mail (art. 3 en 4)
Duur: bepaalde tijd is niet tussentijds opzegbaar. Onbepaalde tijd zeg je op per aangetekende brief, met drie maanden opzegtermijn. Loopt het nog geen drie maanden, dan is het een maand (art. 5)
Inspanningsverbintenis, geen resultaatverbintenis. Tenzij een resultaat expliciet en uitvoerig schriftelijk is afgesproken (art. 6 lid 1)
Prijzen: exclusief btw, nacalculatie op basis van urenregistratie, jaarlijkse indexatie conform inflatie (art. 12)
Aansprakelijkheid: beperkt tot het gefactureerde bedrag, alleen directe schade. Gevolgschade volledig uitgesloten. Claims vervallen na een jaar (art. 17)
Klachten: melden binnen 3 werkdagen, reactie binnen 3 werkdagen (art. 20)
Bewaartermijn: gegevens over de IT-systemen van de klant maximaal 3 maanden (art. 18 lid 6)
Nederlands recht, geschillen bij de bevoegde rechter (art. 21)

Artikel 1 – Begrippen

In deze algemene voorwaarden worden de hiernavolgende termen in de navolgende betekenis gebruikt, tenzij uitdrukkelijk anders is aangegeven.
Aanbod: iedere aanbieding of offerte aan Opdrachtgever tot het verrichten van Diensten door Alex IT Pro.
Diensten: de overeengekomen werkzaamheden binnen de advisering op het gebied van IT in de breedste zin van het woord, oa. cybersecurity die Alex IT Pro ten behoeve van Opdrachtgever verricht.
Alex IT Pro: biedt Diensten aan Opdrachtgever aan.
Opdrachtgever: de natuurlijke- of rechtspersoon die handelt in de uitoefening van beroep of bedrijf die Alex IT Pro heeft aangesteld, projecten aan Alex IT Pro heeft verleend voor Diensten die door Alex IT Pro worden uitgevoerd, of waaraan Alex IT Pro een voorstel op grond van een Overeenkomst heeft gedaan.
Overeenkomst: elke Overeenkomst en andere verplichtingen tussen Opdrachtgever en Alex IT Pro, alsmede voorstellen van Alex IT Pro voor Diensten die door Alex IT Pro aan Opdrachtgever worden verstrekt en die door Opdrachtgever worden aanvaard en zijn geaccepteerd en uitgevoerd door Alex IT Pro waarmee deze algemene voorwaarden een onverbrekelijk geheel vormen.

Artikel 2 – Toepasselijkheid

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op elk Aanbod van Alex IT Pro, elke Overeenkomst tussen Alex IT Pro en Opdrachtgever en op elke dienst die door Alex IT Pro wordt aangeboden.
Voordat een Overeenkomst wordt gesloten, krijgt Opdrachtgever de beschikking over deze algemene voorwaarden. Indien dit redelijkerwijs niet mogelijk is, zal Alex IT Pro aan Opdrachtgever aangeven op welke wijze Opdrachtgever de algemene voorwaarden kan inzien.
Afwijking van deze algemene voorwaarden is niet mogelijk. In uitzonderlijke situaties kan van de algemene voorwaarden afgeweken worden voor zover dit expliciet en schriftelijk met Alex IT Pro is overeengekomen.
Deze algemene voorwaarden zijn ook van toepassing op aanvullende, gewijzigde en vervolgopdrachten van Opdrachtgever.
De algemene voorwaarden van Opdrachtgever zijn uitgesloten.
Indien een of meerdere bepalingen van deze algemene voorwaarden gedeeltelijk of geheel nietig zijn of worden vernietigd, blijven de overige bepalingen van deze algemene voorwaarden in stand, en zal de nietige/vernietigde bepaling(en) vervangen worden door een bepaling met dezelfde strekking als de originele bepaling.
Onduidelijkheden over de inhoud, uitleg of situaties die niet geregeld zijn in deze algemene voorwaarden, dienen beoordeeld en uitgelegd te worden naar de geest van deze algemene voorwaarden.
De toepasselijkheid van de artikelen 7:404 BW en 7:407 lid 2 BW is expliciet uitgesloten.
Indien in deze algemene voorwaarden wordt verwezen naar zij/haar, dient dit tevens te worden opgevat als een verwijzing naar hij/hem/zijn, indien en voor zover van toepassing.
In het geval Alex IT Pro niet steeds naleving van deze algemene voorwaarden heeft verlangd, blijft zij haar recht behouden om geheel of ten dele nakoming van deze algemene voorwaarden te vorderen.

Artikel 3 – Het Aanbod

Alle door Alex IT Pro gedane aanbiedingen zijn vrijblijvend, tenzij schriftelijk uitdrukkelijk anders is aangegeven. Indien het Aanbod beperkt of onder specifieke voorwaarden geldig is, wordt dit uitdrukkelijk in het Aanbod vermeld.
Alex IT Pro is slechts aan een Aanbod gebonden indien deze door Opdrachtgever schriftelijk binnen 30 dagen wordt bevestigd. Niettemin heeft Alex IT Pro het recht een Overeenkomst met een (potentiële) Opdrachtgever om een voor Alex IT Pro gegronde reden te weigeren.
Het aanbod bevat een omschrijving van de aangeboden Diensten. De beschrijving is voldoende gespecificeerd, zodat Opdrachtgever in staat is om een goede beoordeling van het aanbod te maken. Eventuele gegevens in het aanbod zijn slechts een indicatie en kunnen geen grond zijn voor enige schadevergoeding of het ontbinden van de Overeenkomst.
Aanbiedingen of offertes gelden niet automatisch voor vervolgopdrachten.
Oplevertijden in het aanbod van Alex IT Pro zijn in beginsel indicatief en geven Opdrachtgever bij overschrijding ervan geen recht op ontbinding of schadevergoeding, tenzij uitdrukkelijk anders is overeengekomen.

Artikel 4 – Totstandkoming van de Overeenkomst

De Overeenkomst komt tot stand op het moment dat Opdrachtgever een Aanbod c.q. Overeenkomst van Alex IT Pro heeft aanvaard door een ondertekend exemplaar (ingescand of origineel) aan Alex IT Pro te retourneren, dan wel een expliciet en ondubbelzinnig akkoord geeft op het Aanbod per e-mail.
Alex IT Pro is niet gehouden aan een Aanbod indien Opdrachtgever redelijkerwijs had kunnen verwachten of heeft moeten begrijpen of behoorde te begrijpen dat het Aanbod een kennelijke vergissing of verschrijving bevat. Aan deze vergissing of verschrijving kan Opdrachtgever geen rechten ontlenen.
Elke Overeenkomst die met Alex IT Pro wordt aangegaan of een project dat door Opdrachtgever aan Alex IT Pro wordt toegekend, berust bij het bedrijf en niet bij een individuele persoon die met Alex IT Pro is verbonden.
Het herroepingsrecht van Opdrachtgever zijnde een Bedrijf is uitgesloten.
Indien de Overeenkomst door meerdere Opdrachtgevers wordt aangegaan, is elke Opdrachtgever afzonderlijk hoofdelijk aansprakelijk voor de nakoming van alle uit de Overeenkomst voortvloeiende verplichtingen.

Artikel 5 – Duur van de Overeenkomst

De Overeenkomst wordt aangegaan voor bepaalde tijd, tenzij de inhoud, aard of strekking van de opdracht met zich brengt dat zij voor een onbepaalde tijd is aangegaan. De duur van de opdracht is mede afhankelijk van externe factoren waaronder begrepen, maar niet beperkt tot de kwaliteit en de tijdige aanlevering van de informatie die Alex IT Pro van Opdrachtgever verkrijgt.
Zowel Opdrachtgever als Alex IT Pro kan de Overeenkomst ontbinden op grond van een toerekenbare tekortkoming in de nakoming van de Overeenkomst indien de andere partij schriftelijk in gebreke is gesteld en haar een redelijke termijn is gegeven tot nakoming van haar verplichtingen en zij alsnog verzuimt haar verplichtingen alsdan correct na te komen. Hieronder worden tevens verstaan de betalings- en medewerkingsverplichtingen van Opdrachtgever.
De ontbinding van de Overeenkomst laat de betalingsverplichtingen van Opdrachtgever onverlet voor zover Alex IT Pro ten tijde van de ontbinding reeds werkzaamheden heeft verricht of prestaties heeft geleverd. Opdrachtgever dient de overeengekomen vergoeding te voldoen.
Zowel Opdrachtgever als Alex IT Pro kan de Overeenkomst zonder nadere ingebrekestelling geheel of gedeeltelijk schriftelijk met onmiddellijke ingang opzeggen ingeval een der partijen in surséance van betaling verkeert, faillissement is aangevraagd of de betreffende onderneming eindigt door liquidatie. Indien een situatie zoals hierboven vermeld zich voordoet, is Alex IT Pro nimmer gehouden tot restitutie van reeds ontvangen gelden en/of schadevergoeding.
De Overeenkomst voor bepaalde tijd is niet tussentijds opzegbaar.
Ingeval van voortijdige beëindiging van een Overeenkomst voor bepaalde tijd is Opdrachtgever het volledige bedrag uit het Aanbod aan Alex IT Pro verschuldigd.
Partijen kunnen de Overeenkomst voor onbepaalde tijd met een aangetekend schrijven beëindigen met inachtneming van een opzegtermijn van drie maanden. Indien de Overeenkomst nog geen drie maanden heeft geduurd, kan de Overeenkomst worden opgezegd met een opzegtermijn van één maand.

Artikel 6 – Uitvoering van de dienstverlening

Alvorens Alex IT Pro van start gaat met de uitvoering van de Diensten, leggen partijen de exacte afspraken over de inhoud en omvang van de Diensten schriftelijk vast. Opdrachtgever geeft hiermee toestemming aan Alex IT Pro tot het verrichten van de overeengekomen werkzaamheden. Alex IT Pro zal zich inspannen om de overeengekomen dienst met de grootst mogelijke zorgvuldigheid uit te voeren zoals van een goed dienstverlener verlangd mag worden. Alex IT Pro staat in voor een professionele en onafhankelijke dienstverlening. Alle Diensten worden uitgevoerd op basis van een inspanningsverbintenis, tenzij expliciet en schriftelijk een resultaat is overeengekomen welke uitvoerig is beschreven.
De Overeenkomst en daarin vastgelegde toestemmingen op basis waarvan Alex IT Pro de Diensten uitvoert, zijn leidend voor de omvang en de reikwijdte van de dienstverlening. De Overeenkomst zal alleen worden uitgevoerd ten behoeve van Opdrachtgever. Derden kunnen geen rechten ontlenen aan de inhoud van de uitgevoerde Diensten in verband met de Overeenkomst.
De door Opdrachtgever verstrekte informatie en gegevens zijn de basis waarop de door Alex IT Pro aangeboden Diensten en de prijzen zijn gebaseerd. Alex IT Pro heeft het recht haar dienstverlening en haar prijzen aan te passen indien de verstrekte informatie onjuist en/of onvolledig blijkt te zijn.
Bij de uitvoering van de Diensten is Alex IT Pro niet verplicht of gehouden om de aanwijzingen van Opdrachtgever op te volgen indien daardoor de inhoud of omvang van de overeengekomen Diensten wordt gewijzigd. Indien de aanwijzingen nadere werkzaamheden opleveren voor Alex IT Pro, is Opdrachtgever gehouden om dienovereenkomstig de aanvullende bijkomende kosten te vergoeden op basis van een nieuwe offerte.
Alex IT Pro is gerechtigd om voor de uitvoering van de Diensten naar eigen inzicht derden in te schakelen.
Indien de aard en de duur van de opdracht dit vereisen, houdt Alex IT Pro Opdrachtgever tussentijds via de overeengekomen wijze op de hoogte van de voortgang.
De uitvoering van de Diensten is gebaseerd op de door Opdrachtgever verstrekte informatie. Indien de informatie gewijzigd dient te worden, kan dit gevolgen hebben voor een eventuele vastgestelde planning. Nimmer is Alex IT Pro aansprakelijk voor het bijstellen van de planning. Indien de aanvang, voortgang of oplevering van de Diensten wordt vertraagd doordat bijvoorbeeld Opdrachtgever niet of niet tijdig, of niet in het gewenste formaat alle gevraagde informatie heeft aangeleverd, onvoldoende medewerking verleent, een eventueel voorschot niet tijdig is ontvangen door Alex IT Pro of er door andere omstandigheden, welke voor rekening en risico van Opdrachtgever komen, sprake is van vertraging heeft Alex IT Pro recht op een redelijke verlenging van de (op)leveringstermijn. Alle schade en bijkomende kosten als gevolg van vertraging door een oorzaak zoals hierboven genoemd komen voor rekening en risico van Opdrachtgever.

Artikel 7 – Verplichtingen Opdrachtgever

Opdrachtgever is verplicht alle door Alex IT Pro verzochte informatie alsmede relevante bijlagen en aanverwante informatie en gegevens tijdig en/of voor aanvang van de werkzaamheden en in de gewenste vorm te verstrekken ten behoeve van een juiste en doelmatige uitvoering van de Overeenkomst. Bij gebreke hiervan kan het voorkomen dat Alex IT Pro niet in staat is een volledige uitvoering van de overeengekomen Diensten en/of oplevering van de betreffende stukken te realiseren. De gevolgen van een dergelijke situatie komen te allen tijde voor rekening en risico van Opdrachtgever.
Opdrachtgever erkent dat het in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst waarvoor zij uitdrukkeijk opdracht heeft gegeven en zonder een eventuele expliciete kennisgeving toegang krijgen tot geautomatiseerde systemen, onder omstandigheden via een (openbaar) telecommunicatienetwerk, onderdeel is van de Diensten die Alex IT Pro ten behoeve van Opdrachtgever uitvoert en noodzakelijk is om Opdrachtgever van een gedegen advies te kunnen voorzien. Opdrachtgever is zich bewust van dit risico is op de hoogte van de kans dat er sprake is van een verminderde weerbaarheid tegen invloeden van buitenaf. Dit risico wordt door Opdrachtgever bewust aanvaard. Alex IT Pro is niet aansprakelijk voor enige schade die voortvloeit uit hoofde van de dienstverlening. Opdrachtgever verleent hiermee expliciet toestemming aan Alex IT Pro om de handelingen binnen de overeengekomen Dienst uit te voeren.
Het kan voorkomen dat de uitvoering van de Diensten leidt tot een tijdelijke onderbreking van de IT systemen van Opdrachtgever. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk om haar medewerkers en door haar ingeschakelde derden en overige derden die de (nadelige) gevolgen kunnen ondervinden van de tijdelijke vermindering of onderbreking van toegang te waarschuwen en van de door Alex IT Pro uitgevoerde werkzaamheden en de mogelijke (nadelige) gevolgen hiervan op de hoogte te stellen. Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de opslag van data en het tijdig maken van back ups.
Opdrachtgever staat in voor alle benodigde toestemmingen en autorisaties van derden die Alex IT Pro behoeft om de overeengekomen werkzaamheden uit te voeren.
Alex IT Pro is niet verplicht om de juistheid en/of volledigheid van de aan haar verstrekte informatie te controleren of om Opdrachtgever te updaten met betrekking tot de informatie als deze in de loop van de tijd is veranderd, noch is Alex IT Pro verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de informatie die door Alex IT Pro voor derden is samengesteld en/of aan derden wordt verstrekt in het kader van de Overeenkomst.
Alex IT Pro kan, indien dit nodig is voor de uitvoering van de Overeenkomst, verzoeken om aanvullende informatie. Bij gebreke hiervan is Alex IT Pro gerechtigd om haar werkzaamheden op te schorten totdat de informatie is ontvangen, zonder gehouden te zijn tot vergoeding van enige schadevergoeding uit welke hoofde dan ook jegens Opdrachtgever. Ingeval van gewijzigde omstandigheden dient Opdrachtgever dit direct, dan wel uiterlijk 3 werkdagen nadat de wijziging bekend is geworden, kenbaar te maken aan Alex IT Pro.
Indien na de uitvoering van de werkzaamheden of indien naar aanleiding van constateringen van Alex IT Pro gedurende de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat nieuwe of gewijzigde beveiligingsmaatregelen zijn vereist (zoals het veranderen van inloggegevens, wachtwoorden, afnemen van virusdetectieprogramma’s en meer), is Opdrachtgever te allen tijde zelf verantwoordelijk dergelijke maatregelen te nemen, alsmede haar medewerkers en/of door haar ingeschakelde derde(n) de juiste instructies te verschaffen.

Artikel 8 – Adviezen

Alex IT Pro kan indien daartoe opdracht is gegeven een advies, plan van aanpak, ontwerp, rapportage, planning en/of verslaglegging ten behoeve van de dienstverlening opstellen. De inhoud hiervan is niet bindend en slechts adviserend van aard, doch zal Alex IT Pro de op haar rustende zorgplichten in acht nemen. Opdrachtgever beslist zelf en op eigen verantwoordelijkheid of zij de adviezen opvolgt.
De door Alex IT Pro uitgevoerde beveiligingstests en daaruit voortvloeiende bevindingen zijn slechts van adviserende aard en geven Opdrachtgever een indruk van de mate van adequaatheid van diens computersystemen en IT beveiliging. De door Alex IT Pro gerealiseerde stukken en gedane aanbevelingen zijn gebaseerd op de algemene veiligheidseisen en binnen de branche geldende normen.
Opdrachtgever is zich ervan bewust dat de door Alex IT Pro verleende adviezen en uitgevoerde beveiligingschecks zijn gebaseerd op de feiten die bij Alex IT Pro op dat moment bekend zijn. Alle gedane mededelingen omtrent beveiliging van IT systemen betreffen slechts een momentopname.
De door Alex IT Pro verstrekte adviezen, hebben onder andere betrekking op het nemen van beveiligingsmaatregelen ten behoeve van de ICT omgeving van Opdrachtgever. De mate van doeltreffendheid van deze beveiligingsmaatregelen is afhankelijk van diverse (externe) factoren, zoals onder andere de stand van de huidige techniek en de beschikbaarheid van software van derden. Derhalve kan Alex IT Pro nimmer garanderen dat deze maatregelen en de door haar verleende adviezen te allen tijde leiden tot een omgeving die continue adequaat beveiligd is. Het nemen van beveiligingsmaatregelen biedt nimmer een volledige garantie tegen enige cyber inbreuken van derden (cybercriminaliteit, hacking, phishing, DDoS-aanvallen, etc.). De mate van veiligheid is afhankelijk van diverse (externe) factoren, zoals onder andere de stand van de huidige techniek en de beschikbaarheid van software van derden en meer.
Opdrachtgever is op eerste verzoek van Alex IT Pro verplicht om door haar verstrekte voorstellen te beoordelen. Indien Alex IT Pro wordt vertraagd in haar werkzaamheden, doordat Opdrachtgever niet of niet tijdig een beoordeling op een door Alex IT Pro gedaan voorstel, is Opdrachtgever te allen tijde zelf verantwoordelijk voor de hierdoor ontstane gevolgen, zoals vertraging.
De aard van de dienstverlening brengt met zich mee dat het resultaat te allen tijde afhankelijk is van externe factoren die de rapportages en adviezen van Alex IT Pro kunnen beïnvloeden, zoals de kwaliteit, juistheid en tijdige aanlevering van benodigde informatie en gegevens van Opdrachtgever en diens medewerkers. Opdrachtgever staat in voor de kwaliteit en voor de tijdige en juiste aanlevering van de benodigde gegevens en informatie.
Opdrachtgever zal Alex IT Pro schriftelijk voorafgaand aan de aanvang van de Diensten alle omstandigheden melden die van belang zijn of kunnen zijn met inbegrip van enige punten en prioriteiten waarvoor Opdrachtgever aandacht wenst.

Artikel 9 – Coaching en/of Training

Indien hiertoe opdracht is gegeven kan Alex IT Pro coaching verzorgen voor Opdrachtgever en diens medewerkers.
De coachingsessie vindt plaats op locatie van Opdrachtgever of op een nader te bepalen locatie van Alex IT Pro. Indien de coachingsessie plaatsvindt op locatie van Opdrachtgever, is Opdrachtgever verplicht de in het kader van de coaching vereiste faciliteiten tijdig ter beschikking te stellen. Indien een coachingsessie niet kan plaatsvinden of vertraging oploopt, doordat Opdrachtgever niet heeft voldaan aan voorgenoemde verplichting, komen alle gevolgen hiervan voor rekening en risico van Opdrachtgever. Alex IT Pro is tevens gerechtigd instructies te geven met betrekking tot de geschiktheid van de locatie en daar aanwezige faciliteiten voor aanvang van de coachingsessie.
De inhoud van de door Alex IT Pro aangeboden coachingsessie en de gedurende de coachingsessie verleende adviezen zijn niet bindend en slechts adviserend van aard, doch zal Alex IT Pro de op haar rustende zorgplichten in acht nemen. De coachingsessie wordt voor zover mogelijk afgestemd op de wensen van Opdrachtgever alsmede de behoeften van de betreffende deelnemer(s).
Opdrachtgever zal Alex IT Pro schriftelijk voorafgaand aan de aanvang van de coachingsessie alle omstandigheden melden die van belang zijn of kunnen zijn met inbegrip van enige punten en prioriteiten waarvoor Opdrachtgever aandacht wenst.
Alex IT Pro is gerechtigd de coachingsessie te annuleren of te verplaatsen naar een andere datum indien er te weinig aanmeldingen zijn. Het staat uitsluitend ter oordeel van Alex IT Pro om de coachingsessie te verplaatsen. Indien Opdrachtgever op de nieuwe gestelde datum niet beschikbaar is, heeft Opdrachtgever naar rato recht op restitutie van reeds betaalde gelden of kan zij op een andere datum deelnemen aan coachingsessie. Partijen zullen hierover in overleg treden. Indien er teveel aanmeldingen zijn, is Alex IT Pro gerechtigd de coachingsessie in meerdere sessies te laten plaatsvinden. Indien van toepassing zal voorgenoemde situatie tijdig met Opdrachtgever worden overlegd.

Artikel 10 – Projectmanagement

Indien door Alex IT Pro of door Alex IT Pro ingeschakelde derden in het kader van de overeenkomst werkzaamheden worden verricht op de locatie van Opdrachtgever of een door de Opdrachtgever aangewezen locatie, draagt Opdrachtgever kosteloos zorg voor de door of namens Alex IT Pro in redelijkheid gewenste faciliteiten.
Indien de Overeenkomst in fasen wordt uitgevoerd, kan Alex IT Pro de uitvoering van die onderdelen die tot een volgende fase behoren opschorten totdat de Opdrachtgever de resultaten van de daaraan voorafgaande fase schriftelijk heeft goedgekeurd. Alex IT Pro is gerechtigd de Overeenkomst in verschillende fasen uit te voeren en het aldus uitgevoerde gedeelte afzonderlijk te factureren.
Alex IT Pro kan, indien daartoe opdracht is gegeven, bemiddelen bij de totstandkoming van een of meerdere overeenkomsten tussen Opdrachtgever en een derde ten behoeve van de feitelijke uitvoering van (project)werkzaamheden om een werk van stoffelijke aard tot stand te brengen en/of zaken te leveren.
Alex IT Pro vraagt namens de Opdrachtgever vergunningen of andere al dan niet verplichte documenten en toestemmingen aan bij overheden of andere instanties. Schade en/of vertraging als gevolg van het ontbreken van deze vergunningen of toestemmingen komt voor rekening en risico van Opdrachtgever. Opdrachtgever vrijwaart Alex IT Pro expliciet voor alle (gevolg)schade als gevolg van het ontbreken van vergunningen en toestemmingen.
Uitvoering van werkzaamheden om een werk van stoffelijke aard op te leveren, worden te allen tijde verricht door derden waar Opdrachtgever zelf en rechtstreeks een overeenkomst mee heeft gesloten. Alex IT Pro is op geen enkele wijze betrokken bij de uitvoering van deze overeenkomst door de betreffende derde. Alex IT Pro kan slechts adviseren en het project managen, maar is nimmer betrokken bij de feitelijke uitvoering door deze derden, behoudens het geval waarin Alex IT Pro zelf en rechtstreeks een Overeenkomst met voornoemde derden heeft gesloten.
Indien en voor zover er door derden zaken worden geleverd, geschiedt zulks uitsluitend onder de reikwijdte van de overeenkomst tussen deze derde en Opdrachtgever, conform de voorwaarden van deze derde. Indien en voor zover daarbij enige garantie is verstrekt, is deze garantie slechts jegens deze derde afdwingbaar. Reclamaties dienen rechtstreeks bij de derde ingediend worden tenzij tussen alle betrokken partijen overeenstemming is bereikt dat Alex IT Pro namens Opdrachtgever bevoegd is om reclamaties in te dienen.
Partijen maken duidelijke afspraken over communicatie. Alex IT Pro is hierin leidend en geeft richtlijnen aan die door Opdrachtgever opgevolgd dienen te worden, waaronder begrepen maar niet beperkt tot reactietermijnen, een contactpersoon waarmee Alex IT Pro kan communiceren, contactmomenten en meer. Indien Opdrachtgever enig contactmoment met Alex IT Pro niet bijwoont, komen de daaruit voortvloeiende gevolgen voor risico van Opdrachtgever.

Artikel 11 – Aanvullende werkzaamheden en wijzigingen

Indien tijdens de uitvoering van de Overeenkomst blijkt dat de Overeenkomst aangepast dient te worden, of op verzoek van Opdrachtgever nadere werkzaamheden nodig zijn om tot het gewenste resultaat van Opdrachtgever te komen, is Opdrachtgever verplicht om deze aanvullende werkzaamheden te vergoeden volgens het overeengekomen tarief. Alex IT Pro is niet verplicht om aan dit verzoek te voldoen, en kan van Opdrachtgever verlangen dat daarvoor een aparte Overeenkomst wordt gesloten en/of doorverwezen wordt naar een bevoegde derde.
Indien de aanvullende werkzaamheden het gevolg zijn van nalatigheid van Alex IT Pro, Alex IT Pro een verkeerde inschatting heeft gemaakt of de betreffende werkzaamheden in redelijkheid had kunnen voorzien, worden deze kosten niet doorberekend aan Opdrachtgever.

Artikel 12 – Prijzen en betaling

Alle prijzen zijn in beginsel exclusief omzetbelasting (btw), tenzij anders overeengekomen.
Alex IT Pro voert haar dienstverlening uit conform het overeengekomen uurtarief, tenzij anders overeengekomen. De kosten van de werkzaamheden worden achteraf berekend aan de hand van de door Alex IT Pro opgestelde urenregistratie (nacalculatie).
Reistijd buiten Nederland ten behoeve van Opdrachtgever, en met reizen gerelateerde kosten worden aan Opdrachtgever doorberekend.
Opdrachtgever is verplicht de kosten van derden, die na goedkeuring van Opdrachtgever door Alex IT Pro haar ingezet worden, volledig te vergoeden tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen.
Partijen kunnen overeenkomen dat Opdrachtgever een voorschot dient te betalen. Indien een voorschot is overeengekomen, dient Opdrachtgever het voorschot te betalen alvorens een aanvang wordt gemaakt met de uitvoering van de dienstverlening.
Opdrachtgever kan geen rechten of verwachtingen ontlenen aan een vooraf afgegeven begroting, tenzij partijen uitdrukkelijk anders zijn overeengekomen.
Alex IT Pro is gerechtigd om de geldende prijzen en tarieven jaarlijks te verhogen conform de geldende inflatie tarieven. Overige prijswijzigingen gedurende de Overeenkomst zijn slechts mogelijk indien en voor zover deze uitdrukkelijk zijn vastgelegd in de Overeenkomst.
Opdrachtgever dient deze kosten ineens, zonder verrekening of opschorting, binnen de opgegeven betaaltermijn zoals vermeld op de factuur te voldoen op het aan haar kenbaar gemaakte rekeningnummer en gegevens van Alex IT Pro.
In geval van liquidatie, insolventie, faillissement, onvrijwillige liquidatie of verzoek tot betaling jegens Opdrachtgever wordt de betaling en alle andere verplichtingen van Opdrachtgever uit hoofde van de Overeenkomst onmiddellijk opeisbaar.

Artikel 13 – Incassobeleid

Wanneer Opdrachtgever niet aan haar betalingsverplichting voldoet, en niet binnen de daarvoor gestelde betalingstermijn heeft voldaan aan haar verplichting, is Opdrachtgever van rechtswege in verzuim.
Vanaf de datum dat Opdrachtgever in verzuim is, zal Alex IT Pro zonder nadere ingebrekestelling recht hebben op de wettelijke handelsrente vanaf de eerste verzuimdag tot algehele voldoening, en vergoeding van de buitengerechtelijke kosten conform artikel 6:96 BW te berekenen volgens de staffel uit het besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten van 1 juli 2012.
Indien Alex IT Pro meer of hogere kosten heeft gemaakt welke redelijkerwijs noodzakelijk zijn, komen deze kosten in aanmerking voor vergoeding. Ook de integrale gemaakte gerechtelijke en executiekosten zijn voor rekening van Opdrachtgever.

Artikel 14 – Privacy, gegevensverwerking en beveiliging

Alex IT Pro gaat zorgvuldig om met de (persoons)gegevens van Opdrachtgever en zal deze slechts conform de geldende normen gebruiken. Indien daartoe gevraagd zal Alex IT Pro de betrokkene hierover informeren.
Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de verwerking van gegevens die met gebruikmaking van een dienst van Alex IT Pro verwerkt worden. Opdrachtgever staat er tevens voor in dat de inhoud van de gegevens niet onrechtmatig is en geen inbreuk maakt op enige rechten van derden. In dit kader vrijwaart Opdrachtgever Alex IT Pro tegen elke (rechts)vordering welke verband houdt met deze gegevens of de uitvoering van de Overeenkomst.
Indien Alex IT Pro op grond van de Overeenkomst dient te voorzien in beveiliging van informatie, zal deze beveiliging voldoen aan de overeengekomen specificaties en een beveiligingsniveau dat, gelet op de stand van de techniek, de gevoeligheid van de gegevens, en de daaraan verbonden kosten, niet onredelijk is.

Artikel 15 – Opschorting en ontbinding

Alex IT Pro heeft het recht om de ontvangen of door haar gerealiseerde gegevens, databestanden en meer onder zich te houden indien Opdrachtgever nog niet (volledig) aan haar betalingsverplichtingen heeft voldaan. Dit recht blijft onverminderd van kracht indien een voor Alex IT Pro gegronde reden zich voordoet hetgeen opschorting in dat geval rechtvaardigt.
Alex IT Pro is bevoegd de nakoming van de op haar rustende verbintenissen op te schorten zodra Opdrachtgever in verzuim is met de nakoming van enige uit de Overeenkomst voortvloeiende verbintenis, te late betaling van haar facturen daaronder begrepen. De opschorting zal terstond aan Opdrachtgever schriftelijk worden bevestigd.
Alex IT Pro is in dat geval niet aansprakelijk voor schade, uit welke hoofde dan ook, als gevolg van het opschorten van haar werkzaamheden.
De opschorting (en/of ontbinding) heeft geen invloed op de betalingsverplichtingen van Opdrachtgever voor reeds uitgevoerde werkzaamheden. Bovendien is Opdrachtgever verplicht om Alex IT Pro te vergoeden voor elk financieel verlies dat Alex IT Pro lijdt als gevolg van het in gebreke blijven van Opdrachtgever.

Artikel 16 – Overmacht

Alex IT Pro is niet aansprakelijk wanneer zij ten gevolge van een overmachtsituatie haar verplichtingen op grond van de Overeenkomst niet kan nakomen.
Onder overmacht aan de zijde van Alex IT Pro wordt in elk geval verstaan, maar is niet beperkt tot: (i) overmacht van toeleveranciers van Alex IT Pro, (ii) het niet naar behoren nakomen van verplichtingen van toeleveranciers die door Opdrachtgever of diens derden aan Alex IT Pro zijn voorgeschreven of aanbevolen, (iii) gebrekkigheid van programmatuur of eventuele bij de uitvoering van de dienst betrokken derden, (iv) overheidsmaatregelen, (v) storing van elektriciteit, internet, datanetwerk- en/of telecommunicatiefaciliteiten, (vi) ziekte van werknemers van Alex IT Pro of door haar ingeschakelde adviseurs en (vii) overige situaties die naar het oordeel van Alex IT Pro buiten haar invloedssfeer vallen die de nakoming van haar verplichtingen tijdelijk of blijvend verhinderen.
In geval van overmacht hebben beide Partijen het recht om de Overeenkomst geheel of gedeeltelijk te ontbinden. Alle kosten gemaakt vóór de ontbinding van de Overeenkomst zullen in dat geval door Opdrachtgever worden betaald. Alex IT Pro is niet verplicht om Opdrachtgever te vergoeden voor eventuele verliezen die zijn veroorzaakt door een dergelijke herroeping.

Artikel 17 – Beperking van aansprakelijkheid

Indien enig resultaat dat is vastgelegd in de Overeenkomst niet wordt bereikt, wordt een tekortkoming van Alex IT Pro alleen geacht te bestaan indien Alex IT Pro dit resultaat bij het aanvaarden van de Overeenkomst uitdrukkelijk heeft beloofd.
Indien sprake is van toerekenbare tekortkoming van Alex IT Pro, is Alex IT Pro uitsluitend gehouden tot betaling van enige schadevergoeding indien Opdrachtgever Alex IT Pro binnen 14 dagen na ontdekking van de tekortkoming in gebreke heeft gesteld en Alex IT Pro deze tekortkoming vervolgens niet binnen een redelijke termijn heeft hersteld. De ingebrekestelling dient schriftelijk te zijn ingediend en bevat een dusdanige nauwkeurige omschrijving/onderbouwing van de tekortkoming, zodat Alex IT Pro in staat is om adequaat te reageren.
Indien het verrichten van Diensten door Alex IT Pro leidt tot aansprakelijkheid van Alex IT Pro, is die aansprakelijkheid beperkt tot het totale bedrag dat in het kader van de Overeenkomst wordt gefactureerd, doch slechts ten aanzien van de door Opdrachtgever geleden directe schade tenzij de schade het gevolg is van opzet of aan opzet grenzende roekeloosheid zijdens Alex IT Pro. Onder directe schade wordt verstaan: redelijke kosten gemaakt ter beperking of voorkoming van directe schade, de vaststelling van de schadeoorzaak, de directe schade, de aansprakelijkheid en de wijze van herstel.
Alex IT Pro sluit uitdrukkelijk alle aansprakelijkheid uit voor gevolgschade. Alex IT Pro is niet aansprakelijk voor indirecte schade, bedrijfsschade, winstderving en/of geleden verlies, gemiste besparingen, schade door bedrijfsstagnatie, vermogensverliezen, vertragingsschade, renteschade en immateriële schade.
Opdrachtgever vrijwaart Alex IT Pro voor alle aanspraken van derden als gevolg van een gebrek ten gevolge van een dienst die door Opdrachtgever aan een derde is geleverd en mede bestond uit door Alex IT Pro geleverde Diensten, tenzij Opdrachtgever kan aantonen dat de schade uitsluitend is veroorzaakt door de dienst van Alex IT Pro.
Enige door Alex IT Pro opgeleverde adviezen, op basis van door Opdrachtgever onvolledige en/of onjuist verstrekte informatie is nimmer grond voor aansprakelijkheid van Alex IT Pro.
De inhoud van het opgeleverde advies van Alex IT Pro is niet bindend en slechts adviserend van aard. Opdrachtgever beslist zelf en op eigen verantwoordelijkheid of zij de voorstellen en hierin genoemde adviezen van Alex IT Pro opvolgt. Alle gevolgen voortvloeiend uit de opvolging van het advies komen voor rekening en risico van Opdrachtgever. Opdrachtgever is te allen tijde vrij om haar eigen keuzes te maken die afwijken van het (op)geleverde advies van Alex IT Pro. Alex IT Pro is niet gehouden aan enige vorm van restitutie indien dit het geval is.
Indien door of namens Opdrachtgever een derde wordt ingeschakeld, is Alex IT Pro nimmer aansprakelijk voor het handelen en adviezen van de door Opdrachtgever ingeschakelde derde alsmede het verwerken van resultaten (van opgestelde advies) van de door Opdrachtgever ingeschakelde derde in Alex IT Pro haar eigen advies.
Indien de door Alex IT Pro uitgevoerde werkzaamheden leiden tot een tijdelijke verminderde beschikbaarheid van de IT systemen van Opdrachtgever vormt dit nimmer een grond voor aansprakelijkheid van Alex IT Pro.
Alex IT Pro is niet aansprakelijk voor een eventueel verlies van data en gegevens ten gevolge van de door Alex IT Pro verrichte Diensten.
Het resultaat van de werkzaamheden, dan wel door Alex IT Pro verleende adviezen zijn te allen tijde gebaseerd op een momentopname en steeds afhankelijk van diverse externe factoren, zoals onder meer de geschiktheid en beschikbaarheid van ict-systemen en software van Opdrachtgever en van derden en de stand van de huidige techniek. De uitvoering van de werkzaamheden is derhalve te allen tijde gebaseerd op een inspanningsverbintenis. Ook het nemen van vervolgmaatregelen ten gevolge van door Alex IT Pro verleende adviezen en aanbevelingen betreffen nimmer een volledige garantie voor een algeheel doeltreffende beveiliging van Opdrachtgever diens ICT omgeving en werkplek.
Alex IT Pro staat niet in voor een juiste en volledige overbrenging van de inhoud van en door/namens Alex IT Pro verzonden e-mail, noch voor de tijdige ontvangst ervan.
Alle aanspraken van Opdrachtgever wegens tekortschieten aan de zijde van Alex IT Pro vervallen indien deze niet schriftelijk en gemotiveerd zijn gemeld bij Alex IT Pro binnen een jaar nadat Opdrachtgever bekend was of redelijkerwijs bekend kon zijn met de feiten waarop zij haar aanspraken baseert. Een jaar na het beëindigen van de Overeenkomst tussen partijen vervalt de aansprakelijkheid van Alex IT Pro.

Artikel 18 – Geheimhouding

Alex IT Pro en Opdrachtgever verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie die is verkregen in het kader van een opdracht. De vertrouwelijkheid vloeit voort uit de opdracht en moet tevens worden aangenomen indien men redelijkerwijs kan verwachten dat het om vertrouwelijke informatie gaat. De geheimhouding is niet van toepassing indien de betreffende informatie reeds openbaar/algemeen bekend is, de informatie niet vertrouwelijk is en/of de informatie niet gedurende de Overeenkomst bij Opdrachtgever aan Alex IT Pro bekend gemaakt is en/of op andere wijze door Alex IT Pro is verkregen.
In het bijzonder ziet de geheimhouding op door Alex IT Pro opgestelde adviezen, rapportages, ontwerpen, werkwijze en/of verslaglegging aangaande de opdracht van Opdrachtgever. Het is Opdrachtgever uitdrukkelijk verboden de inhoud hiervan te delen met medewerkers die niet bevoegd zijn hiervan kennis te nemen en met (onbevoegde) derden. Voorts betracht Alex IT Pro steeds de vereiste zorgvuldigheid in de omgang met alle bedrijfsgevoelige informatie door Opdrachtgever verstrekt.
Indien Alex IT Pro op grond van een wettelijke bepaling of een gerechtelijke uitspraak gehouden is de vertrouwelijke informatie aan door de wet of bevoegde rechter of aangegeven derde (mede) te verstrekken en Alex IT Pro zich niet kan beroepen op een verschoningsrecht, is Alex IT Pro niet gehouden tot enige schadevergoeding en geeft Opdrachtgever geen grond voor ontbinding van de Overeenkomst.
Voor de overdracht of verspreiding van informatie aan derden en/of publicatie van verklaringen, adviezen of producties die door Alex IT Pro aan derden worden verstrekt, is de schriftelijke toestemming van Alex IT Pro vereist, tenzij een dergelijke toestemming vooraf uitdrukkelijk is overeengekomen. Opdrachtgever zal Alex IT Pro vrijwaren voor alle aanspraken van dergelijke derden als gevolg van het vertrouwen op dergelijke informatie die zonder de schriftelijke toestemming van Alex IT Pro is verspreid.
De geheimhoudingsverplichting leggen Alex IT Pro en Opdrachtgever ook de door hen in te schakelen derden op.
Alle gegevens en informatie omtrent de IT systemen van Opdrachtgever worden nimmer langer bewaard dan noodzakelijk, met een uiterlijke termijn van maximaal 3 maanden, tenzij op grond van een wettelijke plicht een langere bewaartermijn vereist is.

Artikel 19 – Vrijwaring en juistheid van informatie

Opdrachtgever is zelf verantwoordelijk voor de juistheid, betrouwbaarheid en volledigheid van alle gegevens, informatie, documenten en/of bescheiden, in welke vorm dan ook die zij aan Alex IT Pro verstrekt in het kader van een Overeenkomst, alsmede voor de gegevens die zij van derden heeft verkregen en welke aan Alex IT Pro zijn verstrekt ten behoeve van de uitvoering van de Dienst.
Opdrachtgever vrijwaart Alex IT Pro van elke aansprakelijkheid ingevolge het niet of niet tijdig nakomen van de verplichtingen met betrekking tot het tijdig verstrekken van alle juiste, betrouwbare en volledige gegevens, informatie, documenten en/of bescheiden.
Opdrachtgever vrijwaart Alex IT Pro voor alle aanspraken van Opdrachtgever en door hem ingeschakelde of onder hem werkzame derden, alsmede van klanten van Opdrachtgever, gebaseerd op het niet (tijdig) verkrijgen van eventuele subsidies en/of toestemmingen benodigd in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst.
Opdrachtgever vrijwaart Alex IT Pro tegen elke (rechts)vordering welke verband houdt met de verwerking van persoonsgegevens van medewerkers van Opdrachtgever of door haar ingeschakelde derde(n) ten gevolge van de uitvoering van de Overeenkomst door Alex IT Pro.
Opdrachtgever vrijwaart Alex IT Pro voor alle aanspraken van derden welke voortvloeien uit de werkzaamheden verricht ten behoeve van Opdrachtgever, waaronder tevens verstaan maar niet beperkt tot intellectuele eigendomsrechten op de door Opdrachtgever verstrekte gegevens en informatie die bij het uitvoeren van de Overeenkomst gebruikt kunnen worden en/of het handelen of nalaten van Opdrachtgever jegens derde(n).
Indien Opdrachtgever elektronische bestanden, software of informatiedragers aan Alex IT Pro verstrekt, garandeert Opdrachtgever dat deze vrij zijn van virussen en defecten.

Artikel 20 – Klachten

Indien Opdrachtgever niet tevreden is over de service van Alex IT Pro of anderszins klachten heeft over de uitvoering van zijn opdracht, is Opdrachtgever verplicht om deze klachten zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen 3 werkdagen na de betreffende aanleiding dat tot de klacht heeft geleid te melden. Klachten kunnen mondeling of schriftelijk gemeld worden met als onderwerp “Klacht”.
De klacht moet door Opdrachtgever voldoende onderbouwd en/of toegelicht zijn, wil Alex IT Pro de klacht in behandeling kunnen nemen.
Alex IT Pro zal zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen 3 werkdagen na ontvangst van de klacht inhoudelijk reageren op de klacht.
Partijen zullen proberen om gezamenlijk tot een oplossing te komen.

Artikel 21 – Toepasselijk recht

Op de rechtsverhouding tussen Alex IT Pro en Opdrachtgever is Nederlands recht van toepassing.
Alex IT Pro heeft het recht deze algemene voorwaarden te wijzigen en zal Opdrachtgever hiervan op de hoogte stellen.
Ingeval van vertalingen van deze algemene voorwaarden, is de Nederlandse versie leidend.
Alle geschillen, ontstaan door of naar aanleiding van de Overeenkomst tussen Alex IT Pro en Opdrachtgever, worden beslecht door de bevoegde rechter.

Almkerk, 27 december 2023.